Como decíamos, le ofrecemos este servicio especial porque somos conscientes de los problemas que en la práctica tiene un autónomo, un profesional o una sociedad en relación con la emisión de sus facturas, que son los siguientes:

a)   Requisitos de las facturas:

Cuando se alcanza un determinado nivel de facturación, resulta difícil cumplir los requisitos legales correspondientes a las facturas emitidas, a sus notas de abono y a sus facturas rectificativas: números y fechas correlativos, series, conceptos e importes correctos, que no se repitan facturas, anulación de facturas, rectificación de facturas, agrupación de operaciones … etc.

Las facturas emitidas deberán cumplir los requisitos de una factura completa, para que el destinatario de dichas facturas se pueda deducir el IVA soportado en la adquisición del bien o servicio. Y nos encontramos continuamente con facturas emitidas y recibidas que no cumplen dichos requisitos, lo cual impide a los clientes deducir su IVA soportado (muchos de ellos no son conscientes de esta situación).

Además, en particular las facturas rectificativas han de cumplir unos requisitos y unas reglas especiales, con cierta complejidad.

b)   El programa informático a utilizar:

Es difícil disponer de un programa informático adecuado para realizar esta tarea.

c)   Requisitos de las facturas electrónicas:

Las nuevas facturas electrónicas no son facturas en formato “pdf”, y todavía nos seguimos encontrando proveedores que nos mandan facturas en formato “pdf” como si se tratasen de facturas electrónicas, que sustituyen a las facturas en papel.

En esos casos, lógicamente, inmediatamente hacemos saber al proveedor que una factura en formato “pdf” no es una factura electrónica, en el sentido de una factura que sustituye a la factura tradicional en papel, a efectos de deducir el IVA soportado en la compra de un bien o en la adquisición de un servicio, que es una consecuencia muy importante para un cliente.

E igualmente le indicamos al proveedor que, además de la factura en formato pdf, que resulta muy cómoda para disponer pronto de la factura, tenerla controlada y estar fácilmente accesible en un ordenador, nos tiene que mandar la factura tradicional en papel o la factura electrónica que cumpla los requisitos legales pertinentes.

Por tanto, basta indicar que las facturas electrónicas tienen que cumplir determinados requisitos, que no se cumplen al enviar una factura en formato pdf.

d)   Puntualidad al mandar las facturas emitidas:

Por último, las facturas emitidas muchas veces no se mandan al cliente puntualmente.

En especial, existen unos plazos determinados para emitir las facturas por los bienes vendidos o por los servicios prestados.

Y la Ley de Morosidad también ha introducido determinadas novedades en relación con los plazos de emisión de las facturas por un autónomo, un profesional o una sociedad.

Además, como decíamos en los apartados a) y c) anteriores, el cliente necesita disponer puntualmente de su factura para poder deducirse el IVA soportado, contabilizar el gasto o el activo amortizable correspondiente …, y en general para la gestión adecuada de su negocio. Por tanto, si el cliente no recibe su factura a tiempo, se le causa un trastorno desde distintos puntos de vista en la gestión de su negocio.

Es necesario resolver todos esos problemas, y que el autónomo, profesional o sociedad se dedique por entero a su actividad principal, sin dedicar demasiado tiempo y esfuerzo a este tema de la emisión de facturas.